Die Groupe Buchard mit Sitz in Leytron hat einen wichtigen Schritt in der digitalen Transformation ihrer Reparatur- und Wartungswerkstätten vollzogen. In Zusammenarbeit mit dem Sittener Unternehmen Spektrum hat das Walliser KMU eine massgeschneiderte Anwendung entwickelt, mit der der gesamte Prozess der Reparaturverwaltung digitalisiert werden kann. Das Projekt wurde von der Stiftung The Ark sowohl finanziell als auch durch Beratung unterstützt und zeigt, wie digitale Lösungen traditionelle Prozesse effizienter und transparenter machen können.
Die Reparaturwerkstätten der Groupe Buchard kümmern sich täglich um Wartung und Reparatur einer grossen Fahrzeugflotte. Bis vor Kurzem basierten viele Abläufe noch auf manuellen Methoden: Papierformulare, die Nachverfolgung von Arbeiten, Kostenvoranschläge und Rechnungsstellung erforderten zahlreiche wiederholte Dateneingaben und erschwerten die zentrale Verwaltung der Informationen.
Eine Lösung, die gemeinsam mit den Teams vor Ort entwickelt wurde
Der Erfolg des Projekts beruht zu einem grossen Teil auf dem kollaborativen Ansatz von Spektrum.
„Wir haben viel Zeit vor Ort verbracht, um den Arbeitsalltag in der Werkstatt zu beobachten und uns mit mehreren Mitarbeitenden auszutauschen“, erklärt Loïc Dessaules, Webentwickler bei Spektrum. „Diese Gespräche haben geholfen, die zeitaufwendigsten Aufgaben zu identifizieren sowie die Punkte, an denen eine digitale Lösung die Prozesse vereinfachen könnte.“
Auf Grundlage dieser Gespräche wurden die Funktionen definiert und entsprechend den konkreten Bedürfnissen vor Ort priorisiert. Jede neue Funktion wurde anschliessend gemeinsam mit den Mitarbeitenden getestet. Ihr Feedback ermöglichte es, das Tool schrittweise anzupassen, um Ergonomie und Effizienz im Arbeitsalltag zu optimieren.
Dieser Ansatz hat es ermöglicht, zuvor weitgehend informelle Prozesse in strukturierte digitale Workflows zu überführen und gleichzeitig eine einfache Einführung bei den Teams zu gewährleisten, die die Anwendung täglich nutzen.
Ein durchgängig digitalisierter Prozess
Konkret ermöglicht die Lösung die Digitalisierung und Strukturierung der gesamten Reparaturverfolgung.
„Wenn ein Fahrzeug in die Werkstatt kommt, erstellt der Werkstattleiter einen Kostenvoranschlag, um einen klaren Überblick über die auszuführenden Arbeiten und die damit verbundenen Kosten zu erhalten“, erklärt Michaël Buchard, Leiter der Reparaturwerkstätten der Groupe Buchard.
Anschliessend wird ein Reparaturauftrag erstellt, der alle Informationen für die Mitarbeitenden enthält, die am Fahrzeug arbeiten: Die auszuführenden Arbeiten, die zu verwendenden Teile sowie die zugewiesenen Mechaniker oder Karosseriespengler. Der Kunde kann die Arbeiten direkt auf dem Reparaturauftrag mittels elektronischer Signatur bestätigen.
Während der Reparatur nutzen die Mechaniker oder Karosseriespengler die Plattform, um die aufgewendete Zeit für die einzelnen Aufgaben zu erfassen und den Fortschritt der Arbeiten zu dokumentieren.
„So erhalten wir eine präzise Übersicht über die durchgeführten Arbeiten und die geleisteten Stunden und reduzieren gleichzeitig die zahlreichen wiederholten Dateneingaben deutlich“, so Michaël Buchard.
Nach Abschluss der Reparaturen überprüft der Werkstattleiter alle erfassten Informationen und kann anschliessend die Rechnungsstellung durchführen. Die Daten werden danach automatisch an das ERP-System des Unternehmens übermittelt, um die administrative Verarbeitung abzuschliessen und eine vollständige Konsistenz zwischen den Systemen zu gewährleisten.
Erweiterte Funktionen für die Anforderungen der Branche
Über die reine Digitalisierung hinaus wurden mehrere spezifische Funktionen integriert, die auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten sind: Präzise Erfassung der Arbeitsstunden pro Fahrzeug, Erstellung und Verwaltung von Kostenvoranschlägen, Rechnungsstellung, elektronische Signatur, zentrale Verwaltung technischer und administrativer Informationen, Anbindung an das ERP sowie Verwaltung der Lagerbewegungen.
„Das Projekt soll den Teams auch Mehrwert bieten, indem es die Steuerung der Aktivitäten erleichtert und die Nachvollziehbarkeit der Arbeiten verbessert“, erklärt Loïc Dessaules. Dieser Ansatz ermöglicht es nicht nur, bestehende Prozesse zu optimieren, sondern auch verwertbare Daten zu gewinnen, um die Effizienz der Werkstatt kontinuierlich zu verbessern.
„Die Anwendung ist nun funktionsfähig und hat uns ermöglicht, in einem nachhaltigen Kontext an Effizienz, Transparenz und Dynamik zu gewinnen. Wichtig ist auch, dass wir bei null gestartet sind und diese Lösung es uns erlaubt, mit dem ERP der Gruppe zu arbeiten – das war ein entscheidender Punkt im Projekt“, schliesst Michaël Buchard.
Kurzüberblick
Investitionsbetrag der Stiftung The Ark: CHF 4’900.–
Projektdauer: 6 Monate (Juni 2025 – Dezember 2025)
Partner: Groupe Buchard, Spektrum